Planilha de cadastro de clientes: o que guardar e o que não guardar
A maioria das planilhas de cliente é uma agenda telefônica com colunas a mais. Ela vira útil quando passa a responder uma pergunta: quem comprou de mim, e quando foi a última vez.
Uma lista de contatos não é um cadastro de clientes
Nome, telefone, e-mail, endereço. Isso é uma agenda. Ela não te ajuda a vender, porque não responde nenhuma pergunta comercial.
O que transforma a lista em ferramenta é ligá-la ao que aconteceu: quantas vezes a pessoa comprou, quanto gastou no total, e — a mais importante — há quanto tempo ela não aparece.
Cliente que sumiu há quatro meses é a venda mais barata que existe. Ele já confiou em você uma vez. Uma planilha que não te mostra isso está escondendo dinheiro.
As colunas
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Código | identifica o cliente nas vendas sem depender do nome escrito igual |
| Nome | como você chama a pessoa ou a empresa |
| Telefone | o contato que você realmente usa |
| só se você usar de verdade | |
| Cidade | para descobrir de onde vem sua clientela |
| Cliente desde | a data do primeiro contato |
| Última compra | a data mais recente — a coluna que mais trabalha |
| Total de compras | quantas vezes comprou |
| Valor total | quanto já deixou com você |
| Observações | o que a pessoa gosta, o que deu errado uma vez |
As três últimas de valor não devem ser digitadas. Se você também tem uma planilha de vendas, elas saem de lá sozinhas, somando pelo Código. Digitar à mão significa que vão ficar desatualizadas na terceira semana.
A coluna Observações é a que dá vantagem
É a única coluna que a concorrência não tem como copiar, porque ela guarda o que só você viu: que aquele cliente só atende depois das 16h, que ele reclamou de uma entrega em março, que ele sempre pede o mesmo produto no começo do mês.
Escreva a frase inteira, não código nem sigla. Você vai reler isso daqui a oito meses.
O que é melhor não guardar
Aqui vale um cuidado que as outras planilhas não exigem: os dados são de outra pessoa, e a LGPD parte de um princípio simples — guarde só o que você usa.
| Dado | Vale a pena? |
|---|---|
| CPF | só se você emite nota; senão é risco sem uso |
| Data de nascimento | só se você realmente manda mensagem de aniversário |
| Endereço completo | só se você entrega; para o resto, cidade basta |
| Dados de cartão | nunca, em nenhuma hipótese, em planilha |
A pergunta é sempre a mesma: eu uso isso para alguma coisa? Se a resposta for não, a coluna só cria responsabilidade. E planilha de cliente circula — vai para o WhatsApp, para o e-mail do contador, para o computador de casa.
Dado que você não guarda é dado que não pode vazar. É a proteção mais barata que existe.
Pronta em uma frase
A Melyqo monta o cadastro a partir de uma frase escrita do seu jeito e entrega o arquivo .xlsx pronto. A primeira é por nossa conta.
Veja também controle de vendas e controle de estoque.