Planilha de controle de vendas: o total nunca deve ser digitado
Existe um erro que aparece em quase toda planilha de vendas feita às pressas, e ele é silencioso: a coluna Total com o número digitado na mão. Esta página mostra as colunas certas e o que o resumo precisa responder.
O erro silencioso da coluna Total
Você registra uma venda: 12 unidades a R$ 28,90. Faz a conta na calculadora e digita 346,80 na coluna Total. Está certo.
Duas semanas depois o cliente aumenta o pedido para 30 unidades. Você corrige a quantidade — e o total continua 346,80. Ninguém avisa, nada fica vermelho, e esse número errado entra no seu faturamento do mês.
Total tem que ser Quantidade × Valor unitário escrito como fórmula. Número digitado envelhece; fórmula não.
O teste é rápido: clique numa célula de Total da sua planilha. Se a barra de fórmulas mostrar um número, ela está errada. Se mostrar uma conta, está certa.
As colunas
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Data | quando a venda aconteceu — a coluna que permite comparar meses |
| Cliente | quem comprou |
| Produto | o que foi vendido |
| Quantidade | quantas unidades |
| Valor unitário | o preço de uma unidade nessa venda |
| Total | calculado: quantidade × valor unitário |
| Forma de pagamento | para saber quanto do seu faturamento é a prazo |
| Observações | desconto combinado, troca, o que for fora do padrão |
Valor unitário por linha, e não uma tabela de preços fixa, é de propósito. Você dá desconto, o preço muda ao longo do ano, um cliente grande paga diferente. A planilha precisa guardar o preço daquela venda, não o preço de hoje — senão o histórico se reescreve sozinho toda vez que você atualiza a tabela.
A coluna que quase ninguém coloca e depois faz falta
Forma de pagamento. Parece burocracia até o mês em que você vende bem e mesmo assim não tem dinheiro em caixa.
Faturamento e dinheiro disponível são coisas diferentes. Vender R$ 20 mil em 30 dias não é o mesmo que vender R$ 20 mil à vista, e sem essa coluna a planilha não consegue te contar a diferença.
O que o resumo precisa responder
| Indicador | Responde |
|---|---|
| Total de vendas | quantas vendas foram feitas |
| Quantidade total | quantas unidades saíram |
| Valor total das vendas | o faturamento do período |
| Ticket médio | quanto vale uma venda em média |
| Vendas por mês | se está subindo ou caindo |
Ticket médio é o mais útil e o menos usado. Ele responde uma pergunta que muda o que você faz amanhã: para faturar mais, você precisa de mais clientes ou de vender mais para os mesmos? São dois trabalhos completamente diferentes, e o ticket médio diz qual dos dois é o seu.
E vendas por mês só existe se a coluna Data for data de verdade, não texto. Se o Excel alinhar suas datas à esquerda da célula, ele está lendo como texto e nenhuma comparação por mês vai funcionar.
Sem montar nada
A Melyqo monta essa planilha a partir de uma frase escrita do seu jeito e entrega o .xlsx pronto — com a fórmula no Total, as datas reconhecidas como datas e o resumo calculado. A primeira é por nossa conta.
Veja também controle de estoque e cadastro de clientes.